JENIS-JENIS SURAT

 Jenis-jenis surat

 Dalam buku Manajemen Sekretaris, Drs. Saiman, M.Si mengklasifikasikan jenis-jenis surat yang dapat ditinjau dari beberapa segi sebagai berikut :

a.         Menurut wujud surat :

1)        Kartu pos

Surat yang terbuat dari kertas berukuran 15 x 20 cm untuk mengirim berita yang isinya singkat dan bersifat tidak rahasia .

2)      Warkat pos

Sehelai kertas yang telah di cetak sedemikian rupa sehingga apabila  di lipat akan membentuk sampul surat, warkat pos hanya di keluarkan oleh PT POS INDONESIA.

3)      Surat bersampul

Surat yang menggunakan sampul atau amplop.

4)      Memorandum atau Nota

Memorandum ( memo ) dan nota dipergunakan dalam kegiatan surat menyurat intern organisasi atau perusahaan yang berisikan pokok-pokok masalah yang ditulis secara singkat. Memo dibuat dari pimpinan kepada bawahan/antar pejabat setingkat, seperti memberi petunjuk, meminta informasi yang bersifat mengingatkan dan lain-lain. Sedangkan nota dapat digunakan oleh pimpinan kepada bawahan atau bawahan kepada pimpinan antar pejabat dalam suatu organisasi atau perusahaan.

b.      Menurut sifat isi dan asal surat :

1)       Surat dinas

Surat yang isinya berupa informasi yang bersifat kedinasan dan dibuat oleh instansi pemerintah.

2)       Surat pribadi

Surat yang dikirim atas nama pribadi baik yang bersifat kekeluargaan, persahabatan, perkenalan maupun yang bersifat setengah resmi yaitu surat lamaran pekerjaan.

3)       Surat niaga

Surat yang isinya berupa informasi niaga atau bisnis yang dibuat dan dibuat oleh badan-badan usaha atau perusahaan.

4)       Surat social

Surat yang dibuat oleh lembaga sosial.

5)       Surat pengantar

Sebagai rujukan atau surat yang mewakili seseorang yang ditugaskan.

6)       Telegram

Ada dua macam telegram, telegram yang pengirimnya disalurkan melalui pesawat telegram dan surat kawat ( surat yang ditulis dengan gaya bahasa telegram serta isinya singkat-singkat ).

c.       Menurut jumlah penerimanya :

1)       Surat biasa

Surat yang dikirimkan kepada seseorang seperti pejabat atau suatu organisasi.

2)       Surat edaran

Surat yang dikirim kepada beberapa orang pejabat tertentu.

3)       Surat pengumunan

Surat yang ditujukan kepada sejumlah orang atau pejabat yang nama–namanya sulit ditentukan satu persatu.

d.      Menurut urgensi penyelesaiannya :

1)       Surat sangat segera

Surat yang perlu secepatnya diketahui oleh si penerima atau dijawab/diselesaikan, oleh karena itu “Surat sangat segera” memerlukan cara penyelesaian dan pengiriman yang sesingkat-singkatnya, sehingga didahulukan dari pada surat-surat yang lain.

2)       Surat segera

Surat yang berisi tentang informasi yang memerlukanjawaban atau penyelesaian yang segera namun tidak secepat surat yang bersifat sangat segera.

3)       Surat biasa

Surat yang isinya tidak memerlukan jawaban atau penyelesaian yang secepatnya tetapi perlu diselesaikan urutan kedatangannya.