Jenis-jenis surat
Dalam buku Manajemen Sekretaris, Drs. Saiman, M.Si
mengklasifikasikan jenis-jenis surat yang dapat ditinjau dari beberapa segi
sebagai berikut :
a.
Menurut wujud surat :
1)
Kartu pos
Surat yang terbuat dari kertas berukuran 15
x 20 cm untuk mengirim berita yang isinya singkat dan bersifat tidak rahasia .
2)
Warkat pos
Sehelai kertas yang telah di cetak
sedemikian rupa sehingga apabila di
lipat akan membentuk sampul surat, warkat pos hanya di keluarkan oleh PT POS
INDONESIA.
3)
Surat bersampul
Surat yang menggunakan sampul atau amplop.
4)
Memorandum atau Nota
Memorandum ( memo ) dan nota dipergunakan
dalam kegiatan surat menyurat intern organisasi atau perusahaan yang berisikan
pokok-pokok masalah yang ditulis secara singkat. Memo dibuat dari pimpinan
kepada bawahan/antar pejabat setingkat, seperti memberi petunjuk, meminta
informasi yang bersifat mengingatkan dan lain-lain. Sedangkan nota dapat
digunakan oleh pimpinan kepada bawahan atau bawahan kepada pimpinan antar
pejabat dalam suatu organisasi atau perusahaan.
b.
Menurut sifat isi dan asal
surat :
1)
Surat dinas
Surat yang isinya berupa informasi yang
bersifat kedinasan dan dibuat oleh instansi pemerintah.
2)
Surat pribadi
Surat yang dikirim atas nama pribadi baik
yang bersifat kekeluargaan, persahabatan, perkenalan maupun yang bersifat
setengah resmi yaitu surat lamaran pekerjaan.
3)
Surat niaga
Surat yang isinya berupa informasi niaga
atau bisnis yang dibuat dan dibuat oleh badan-badan usaha atau perusahaan.
4)
Surat social
Surat yang dibuat oleh lembaga sosial.
5)
Surat pengantar
Sebagai rujukan atau surat yang mewakili
seseorang yang ditugaskan.
6)
Telegram
Ada dua macam telegram, telegram yang
pengirimnya disalurkan melalui pesawat telegram dan surat kawat ( surat yang
ditulis dengan gaya bahasa telegram serta isinya singkat-singkat ).
c.
Menurut jumlah penerimanya :
1)
Surat biasa
Surat yang dikirimkan kepada seseorang
seperti pejabat atau suatu organisasi.
2)
Surat edaran
Surat yang dikirim kepada beberapa orang
pejabat tertentu.
3)
Surat pengumunan
Surat yang ditujukan kepada sejumlah orang
atau pejabat yang nama–namanya sulit ditentukan satu persatu.
d.
Menurut urgensi penyelesaiannya
:
1)
Surat sangat segera
Surat yang perlu secepatnya diketahui oleh
si penerima atau dijawab/diselesaikan, oleh karena itu “Surat sangat segera”
memerlukan cara penyelesaian dan pengiriman yang sesingkat-singkatnya, sehingga
didahulukan dari pada surat-surat yang lain.
2)
Surat segera
Surat yang berisi tentang informasi yang memerlukanjawaban
atau penyelesaian yang segera namun tidak secepat surat yang bersifat sangat
segera.
3)
Surat biasa
Surat yang isinya tidak memerlukan jawaban
atau penyelesaian yang secepatnya tetapi perlu diselesaikan urutan
kedatangannya.
